Übersetzungskosten wirksam senken
Wie Redaktionssysteme Aufwand, Termine und Budget beeinflussen und wo die größten Einsparpotenziale liegen
Internationale Märkte, mehrsprachige Zielgruppen und gesetzliche Anforderungen führen dazu, dass Inhalte heute in vielen Sprachen bereitgestellt werden müssen. Übersetzungen sind damit ein fester Bestandteil moderner Geschäftsprozesse – und gleichzeitig ein erheblicher Kostenfaktor.
Die zentrale Frage lautet daher nicht, ob übersetzt werden muss, sondern wie sich Übersetzungsaufwände kontrollieren, Termine stabilisieren und Budgets planbar machen lassen. Genau hier spielen Redaktionssysteme eine entscheidende Rolle.
Unternehmen, die ihre Produkte international vertreiben, müssen ihre Informationen in mehreren Sprachen bereitstellen. Bedienungsanleitungen, Sicherheitsinformationen oder Produktbeschreibungen sind in zahlreichen Ländern in der jeweiligen Landessprache bereitzustellen. In vielen Fällen besteht hierfür sogar eine gesetzliche Verpflichtung.
Auch Kunden erwarten im heutigen Zeitalter, dass Informationen in der Muttersprache verfügbar sind. Inhalte, die nicht verstanden werden, führen zu Rückfragen, Unsicherheit oder im schlimmsten Fall zu Fehlbedienungen. Sprache ist deshalb ein wichtiger Faktor für Marktzugang, Rechtssicherheit und Kundenzufriedenheit.
Übersetzungen gehören damit fest zum Geschäftsalltag. Mit jeder zusätzlichen Sprache und jeder neuen Produktvariante wächst jedoch der Umfang der zu übersetzende Inhalte. Ohne klare Strukturen steigen Aufwand, Durchlaufzeiten und Kosten rapide an.
Mehrsprachige Inhalte als fester Bestandteil internationaler Geschäfte
Warum Übersetzungskosten oft durch die Inhaltsstruktur entstehen
In vielen Unternehmen werden Übersetzungskosten nicht in erster Linie durch die Sprachenvielfalt verursacht, sondern durch die Struktur und den Umgang mit den Inhalten. Häufig werden Dokumente kopiert und für neue Varianten angepasst.
Ein Handbuch für ein Produkt wird dupliziert, leicht verändert und als neue Version weitergeführt. Viele Inhalte bleiben dabei identisch, liegen aber in mehreren Dokumenten vor. Diese identischen Inhalte werden dann auch mehrfach übersetzt. Kommt es zu einer Änderung, muss sie in jeder Variante nachgezogen werden. Das führt zu weiteren Versionen, die erneut übersetzt werden müssen. Auf diese Weise wächst das Übersetzungsvolumen Schritt für Schritt, obwohl sich inhaltlich oft nur wenig geändert hat.
Mit jeder zusätzlichen Variante steigen so nicht nur die Inhaltsmenge, sondern auch Kosten, Durchlaufzeiten und Abstimmungsaufwände.
Wie Redaktionssysteme Übersetzungen effizient ermöglichen
Redaktionssysteme setzen an der Ursache dieser Entwicklung an: der Struktur der Inhalte.
Statt komplette Dokumente zu pflegen, werden Inhalte als klar abgegrenzte Informationseinheiten organisiert. Diese lassen sich zentral erstellen, eindeutig zuordnen und in unterschiedlichen Kontexten wiederverwenden. Varianten entstehen nicht durch Kopien, sondern durch die gezielte Zusammenstellung vorhandener Inhalte.
Für den Übersetzungsprozess bedeutet das einen grundlegenden Unterschied. Ein Inhalt wird einmal erstellt und einmal übersetzt. Anschließend kann er in vielen Varianten, Sprachen und Dokumenten eingesetzt werden. Änderungen betreffen nur die tatsächlich betroffenen Inhalte und führen nicht mehr zu vollständigen Neuübersetzungen.
Redaktionssysteme liefern damit die strukturelle Grundlage für effiziente, konsistente und skalierbare Übersetzungsprozesse.
Aufwand reduzieren, Termine stabilisieren, Budgets planbar machen
Der Einsatz von Redaktionssystemen verändert den Übersetzungsprozess vor allem an einer Stelle: bei der Menge der zu übersetzende Inhalte.
Wenn Inhalte modular aufgebaut und wiederverwendet werden, muss nicht mehr jedes Dokument vollständig übersetzt werden. Stattdessen gehen nur die tatsächlich geänderten Informationen in die Übersetzung. Identische Inhalte bleiben unverändert und müssen nicht erneut bearbeitet werden. Dadurch sinkt der Gesamtaufwand deutlich.
Gleichzeitig werden die Abläufe zwischen Redaktion und Übersetzung klarer. Inhalte haben eindeutige Zustände, Änderungen sind nachvollziehbar, und die Übergaben lassen sich gezielt steuern. Das reduziert Abstimmungsaufwände und vermeidet kurzfristige Neuübersetzungen ganzer Dokumente.
So werden Projekte insgesamt planbarer. Statt kompletter Neuübersetzungen bestimmt vor allem der tatsächliche Änderungsumfang die Termine. Dadurch lassen sich auch die Übersetzungskosten zuverlässiger kalkulieren und Budgets besser steuern.
Zusammenspiel von Redaktionssystem und Übersetzungssystem
Den größten wirtschaftlichen Effekt erzielen Unternehmen, wenn Redaktionssysteme mit Translation-Management-Systemen zusammenarbeiten.
Das Redaktionssystem stellt strukturierte, eindeutig zugeordnete und wiederverwendbare Inhalte bereit. Das Übersetzungssystem sorgt für Terminologie, Übersetzungsspeicher und die Steuerung der eigentlichen Übersetzungsprozesse. Erst das Zusammenspiel beider Systeme ermöglicht einen durchgängigen, effizienten Ablauf.
Bereits übersetzte Inhalte können automatisch wiederverwendet werden. Änderungen werden gezielt an das Übersetzungssystem übergeben, statt komplette Dokumente neu zu übersetzen. Manuelle Abstimmungen und Medienbrüche werden reduziert, und die Inhalte bleiben über alle Sprachen hinweg konsistent.
So entsteht ein Übersetzungsprozess, der weniger Aufwand verursacht, Termine stabilisiert und gleichzeitig die Qualität der Inhalte verbessert.
Einsparpotenzial durch Redaktionssysteme
Die größten Einsparungen entstehen nicht durch einzelne Maßnahmen, sondern durch eine strukturelle Veränderung im Umgang mit Inhalten. Redaktionssysteme ermöglichen es, das Übersetzungsvolumen systematisch zu reduzieren.
Typische Einsparpotenziale liegen in:
-
der Wiederverwendung identischer Inhalte statt Mehrfachübersetzung
-
der Übersetzung nur geänderter Inhalte statt kompletter Dokumente
-
der Reduzierung manueller Layoutanpassungen
-
der Automatisierung von Übergaben zwischen Systemen
-
geringeren Abstimmungs- und Korrekturschleifen
Unternehmen, die Redaktionssysteme konsequent einsetzen, senken nicht nur ihre Übersetzungskosten, sondern verbessern gleichzeitig Planungssicherheit, Qualität und Prozessstabilität.
Fazit
Mehrsprachige Inhalte sind für international tätige Unternehmen unverzichtbar. Übersetzungskosten lassen sich jedoch nur dann nachhaltig senken, wenn die Struktur der Inhalte selbst berücksichtigt wird.
Redaktionssysteme schaffen die strukturelle Grundlage für effiziente Übersetzungsprozesse.
Sie reduzieren Aufwand, stabilisieren Termine und machen Kosten besser planbar. In Kombination mit Übersetzungssystemen entsteht ein durchgängiger Prozess, der Kosten senkt und gleichzeitig Qualität und Konsistenz verbessert. So werden Übersetzungen vom Kostenfaktor zu einem steuerbaren Bestandteil der Unternehmensprozesse.
