Offene Standards und Schnittstellen in Redaktionssystemen richtig bewerten
Welche Standards für Redaktionssysteme relevant sind und wie Schnittstellen den zuverlässigen Austausch von Informationen zwischen unterschiedlichen Systemen ermöglichen.
Technische Dokumentation entsteht heute in einer vernetzten Systemlandschaft. Produktinformationen stammen aus ERP- oder PIM-Systemen, Übersetzungen werden in spezialisierten Anwendungen bearbeitet und fertige Inhalte über unterschiedliche Kanäle bereitgestellt.
Damit diese Systeme zuverlässig zusammenspielen, braucht es geeignete Schnittstellen und gemeinsame Standards. Schnittstellen schaffen die technische Verbindung zwischen Anwendungen, Standards definieren Regeln für den Austausch und die Verarbeitung von Informationen. Für Redaktionssysteme sind dabei insbesondere COTI und iiRDS relevant, da sie zentrale Austauschprozesse der Technischen Dokumentation standardisieren.
Ein Redaktionssystem arbeitet selten isoliert. Informationen werden aus anderen Anwendungen übernommen, innerhalb des Systems strukturiert und anschließend an Übersetzungs-, Publikations- oder Content-Delivery-Systeme weitergegeben.
Fehlen geeignete Schnittstellen, müssen Daten manuell übertragen oder mehrfach gepflegt werden. Dadurch entstehen Medienbrüche, zusätzlicher Aufwand und das Risiko unterschiedlicher Informationsstände. Standardisierte Schnittstellen ermöglichen dagegen einen kontrollierten Datenaustausch und schaffen die Voraussetzung für durchgängige Prozesse.
Besonders bei einer hohen Produkt- und Variantenvielfalt ist das relevant. Informationen müssen zuverlässig den richtigen Produkten und Ausprägungen zugeordnet werden. Damit greifen Systemintegration und ein strukturiertes Variantenmanagement unmittelbar ineinander.
Informationssilos vermeiden und Systeme vernetzen
COTI verbindet Redaktion und Übersetzung
Ein zentraler Standard für Redaktionssysteme ist COTI – Common Translation Interface. COTI wurde von den im DERCOM zusammengeschlossenen Redaktionssystemherstellern entwickelt, um einen herstellerneutralen Datenaustausch zwischen Redaktionssystemen und Translation-Memory-Systemen zu ermöglichen.
In der Praxis löst COTI ein konkretes Problem: Inhalte müssen aus dem Redaktionssystem zur Übersetzung übergeben und anschließend wieder eindeutig in den Redaktionsprozess zurückgeführt werden. Ohne einen gemeinsamen Standard sind dafür individuelle Konfigurationen oder Schnittstellen zwischen den beteiligten Systemen notwendig.
COTI standardisiert diesen Prozess in unterschiedlichen Integrationsstufen – vom definierten Übersetzungspaket über automatisierten Import und Export bis hin zur direkten Kommunikation über eine API. Dadurch können Redaktions- und Übersetzungssysteme unterschiedlicher Hersteller einfacher miteinander verbunden und manuelle Arbeitsschritte reduziert werden.
Gerade bei mehrsprachiger Technischer Dokumentation ist das ein wichtiger Vorteil. Denn nicht nur die Übersetzung selbst verursacht Aufwand, sondern auch die Übergabe, Zuordnung und Rückführung der Inhalte. Standardisierte und automatisierte Prozesse tragen deshalb auch dazu bei, Übersetzungskosten wirksam zu senken.
iiRDS standardisiert intelligente Information
Während COTI den Austausch im Übersetzungsprozess standardisiert, setzt
iiRDS – intelligent information Request and Delivery Standard bei der Bereitstellung technischer Informationen an.
iiRDS definiert ein standardisiertes Metadatenmodell und ein Paketformat für den Austausch technischer Dokumentation. Inhalte werden dabei mit Informationen über ihren Kontext verbunden. So lässt sich beispielsweise beschreiben, für welches Produkt, welche Komponente oder welchen Nutzungskontext eine Information relevant ist.
Dadurch können technische Informationen systemübergreifend gezielt gefunden und bereitgestellt werden. Statt ausschließlich ein vollständiges Handbuch auszugeben, kann beispielsweise ein Serviceportal genau die Information liefern, die für eine bestimmte Aufgabe oder ein konkretes Produkt benötigt wird.
iiRDS ist damit insbesondere für Content Delivery und digitale Informationsangebote relevant. Inhalte bleiben nicht an ein bestimmtes Redaktionssystem gebunden, sondern können gemeinsam mit ihren Metadaten an andere Anwendungen übergeben und dort weiterverwendet werden. Damit unterstützt der Standard auch die Entwicklung vom klassischen Dokument hin zu intelligenten, kontextbezogen nutzbaren Informationen.
Weitere Standards und Austauschformate
Neben COTI und iiRDS gibt es weitere Standards und Formate, die je nach System und Anwendungsfall relevant sein können. Eine wichtige technische Grundlage vieler Redaktionssysteme ist XML. Es ermöglicht, Informationen strukturiert und unabhängig von ihrer späteren Darstellung zu speichern. Auf XML basieren auch standardisierte Dialekte wie DITA und DocBook. Für die Vernetzung heutiger Systemlandschaften haben jedoch Standards für den konkreten Datenaustausch zwischen Anwendungen – wie COTI und iiRDS – deutlich an Bedeutung gewonnen.
Im Übersetzungsumfeld können außerdem TBX für den Austausch von Terminologiedaten und TMX für Translation Memories eine Rolle spielen. Ob diese Daten direkt im Redaktionssystem verarbeitet werden, hängt vom jeweiligen System und Anwendungsfall ab.
Auch Importmöglichkeiten für verbreitete Office-Formate wie Word und Excel sind in der Praxis relevant. Sie können als gemeinsamer Nenner dienen, um Informationen aus Anwendungen oder Unternehmensbereichen zu übernehmen, für die keine spezialisierte Schnittstelle vorhanden ist.
Durchgängige Prozesse durch Systemintegration
Der Nutzen von Standards zeigt sich letztlich im Zusammenspiel der Systeme. Produktdaten können aus ERP- oder PIM-Systemen übernommen, Inhalte über COTI an Übersetzungssysteme übergeben und technische Informationen anschließend für unterschiedliche Anwendungen bereitgestellt werden.
Dadurch entstehen durchgängige Informationsflüsse statt isolierter Prozesse. Manuelle Übertragungen werden reduziert, Informationen müssen seltener mehrfach gepflegt werden und Änderungen können zuverlässiger zwischen den beteiligten Systemen ausgetauscht werden.
Offene und standardisierte Schnittstellen schaffen gleichzeitig Flexibilität. Unternehmen können ihre Systemlandschaft weiterentwickeln, einzelne Anwendungen ergänzen oder austauschen und bleiben weniger abhängig von individuellen Integrationen oder einzelnen Herstellern.
Schnittstellen für Multichannel-Publishing und Content Delivery
Ebenso wichtig wie der Import ist die Frage, in welchen Formaten ein Redaktionssystem Informationen bereitstellen kann. Neben klassischen Ausgabeformaten wie PDF und HTML werden strukturierte Inhalte zunehmend für Websites, Apps, Serviceportale, Content-Delivery-Systeme oder andere digitale Anwendungen benötigt.
Standards wie iiRDS und entsprechende APIs unterstützen den systemübergreifenden Austausch solcher Informationen. Wie Redaktionssysteme Inhalte zentral pflegen und dennoch für unterschiedliche Kanäle bereitstellen können, zeigt das Thema Inhalte zuverlässig in alle Formate bringen.
Mit Blick auf KI gewinnt zusätzlich Markdown als Ausgabeformat an Bedeutung. Kann ein Redaktionssystem neben klassischen Publikationen auch Markdown erzeugen, lassen sich strukturierte Inhalte in einem schlanken, maschinenlesbaren Format für weitere Anwendungen bereitstellen.
Offene Standards als Erfolgsfaktor
Auch die Anforderungen an Schnittstellen entwickeln sich weiter. Perspektivisch kann dabei das Model Context Protocol (MCP) eine Rolle spielen. MCP schafft einen standardisierten Ansatz dafür, wie KI-Anwendungen mit externen Datenquellen und Werkzeugen interagieren können.
Übertragen auf Redaktionssysteme könnte das künftig bedeuten, dass KI nicht nur bereitgestellte Informationen verarbeitet, sondern über definierte Schnittstellen direkt auf Funktionen eines Redaktionssystems zugreifen und bestimmte Prozesse anstoßen kann.
MCP ist damit anders einzuordnen als etablierte Standards wie COTI oder iiRDS. Es zeigt jedoch, warum offene Systemarchitekturen auch mit Blick auf zukünftige KI-Anwendungen relevant sind. Grundlage dafür bleiben strukturierte und verlässliche Informationen – genau diese sind auch entscheidend, um Dokumentation für KI und Chatbots nutzbar zu machen.
Fazit
Offene Standards und Schnittstellen entscheiden darüber, wie gut sich ein Redaktionssystem in bestehende und zukünftige Systemlandschaften integrieren lässt. Für die Technische Dokumentation sind dabei insbesondere
COTI und iiRDS relevant:
COTI standardisiert den Austausch zwischen Redaktions- und Übersetzungssystemen, iiRDS ermöglicht den systemübergreifenden Austausch intelligenter technischer Informationen einschließlich ihrer Metadaten.
Weitere Standards und Formate ergänzen diese Möglichkeiten abhängig vom jeweiligen Anwendungsfall. Gleichzeitig entstehen mit Markdown und perspektivisch MCP neue Anforderungen im Umfeld von KI.
Entscheidend ist deshalb nicht, möglichst viele Standards auf einer Funktionsliste abzuhaken. Ein Redaktionssystem sollte die Standards und Schnittstellen unterstützen, die für die eigenen Informationsprozesse relevant sind – und gleichzeitig offen genug bleiben, um zukünftige Systeme, Kanäle und Technologien integrieren zu können.
