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DEUTSCHER REDAKTIONS- UND

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HERSTELLER e.V.

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Wachsende Anforderungen, gleichbleibende Ressourcen:
Wie Redaktionssysteme Technischen Redakteure aus dem Hamsterrad befreien


Die Technische Dokumentation ist ein wichtiges Puzzleteil, wenn es um die Entwicklung, Herstellung und den Verkauf von neuen Produkten geht. Ohne entsprechende Dokumentation dürfen neue Produkte nicht auf den Markt gebracht werden. In den letzten Jahren sind die Ansprüche, die an die Technische Dokumentation gestellt werden, kontinuierlich gewachsen. Doch ein Blick auf die Branchenkennzahlen der tekom macht deutlich, dass die Anzahl an Technischen Redakteuren nicht etwa mitgewachsen ist, sondern seit Jahren auf einem gleichbleibenden Niveau verharrt. Doch wie können diese den Mehraufwand in der täglichen Arbeit bewältigen? Die effizienteste Lösung ist ein unterstützendes Redaktionssystem.

 

Denn in den letzten Jahren sind die Anforderungen, denen sich Technische Redakteure stellen müssen, auf gleich mehreren Ebenen gestiegen. Ein entscheidender Grund dafür ist die voranschreitende Globalisierung und der dadurch gesteigerte Wettbewerb. Viele Unternehmen pflegen eine internationale Ausrichtung ihrer Vertriebswege, die weit über die eigene Landesgrenze hinausgeht. Damit ein Produkt konkurrenzfähig bleibt, muss auch die dazugehörige Technische Dokumentation immer höhere Ansprüche hinsichtlich Usability, Korrektheit und Gestaltung erfüllen. So legt die EU-Maschinenrichtlinie beispielsweise fest, dass es für jedes Land, in dem ein Produkt verkauft wird, eine entsprechende Technische Dokumentation in der Amtssprache geben muss.


Des Weiteren werden heute deutlich mehr Produktvarianten angeboten, als es noch vor einigen Jahren der Fall war. Auch daraus ergibt sich natürlich ein größeres Volumen an benötigten Technischen Dokumentationen. Zusätzlichen Aufwand bringen die immer kürzer werdenden Produktzyklen mit sich. Um auf dem Weltmarkt konkurrenzfähig zu bleiben, müssen Unternehmen ihre Waren schnell in Umlauf bringen. Prozesse, die neben der Produktionszeit stattfinden – wie etwa die Anfertigung einer hochwertigen Technischen Dokumentation –  dürfen sich nicht negativ auf diese verkürzten Zyklen auswirken. Das ergibt eine prekäre Situation: Einerseits steigen die Anforderungen an Technische Redakteure auf qualitativer Ebene. Andererseits müssen sie auf im Bereich der Quantität eine immer höhere Arbeitsfrequenz erfüllen.

 

Steigende Beschäftigungszahlen für Technische Redakteure wären nun eine plausible Folge. Doch die Kausalkette „für mehr Arbeit wird mehr Arbeitskraft benötigt, also werden mehr Arbeitnehmer gebraucht“ tritt nicht in Kraft. Das zeigt sich bei der Betrachtung der Branchenkennzahlen für die Technische Dokumentation, die jährlich von der tekom herausgegeben werden. Darin findet sich unter anderem die Schätzung der Zahl der in Deutschland beschäftigten Technischen Redakteure. Überraschenderweise ist diese seit vielen Jahren nahezu gleichbleibend: Rund 85.000 Menschen sind hierzulande in der Technischen Dokumentation beschäftigt.

 

Doch wie können diese das immer größer werdende Pensum erfüllen? Einen Ausweg bieten moderne Redaktionssysteme, die die Herstellung von Technischen Dokumentationen signifikant vereinfachen und beschleunigen – und dabei höchste Qualität gewährleisten. Vor allem solche Redaktionssysteme, die einen modularen Aufbau der Dokumentation ermöglichen, bieten entscheidende Vorteile: Informationsblöcke aus älteren Technischen Dokumentationen, die für neue Produkte wiederverwendet werden können, werden in einer Datenbank verwaltet. In dieser Datenbank sind sie schnell auffindbar und können per Mausklick in die neue Dokumentation integriert werden.

 

Dadurch wird der Arbeitsaufwand erheblich gesenkt. Existieren zusätzlich zwischen den einzelnen Redaktionssystemen Programmierschnittstellen, sogenannte APIs (Application Programming Interface), wird die Zusammenarbeit in der Technischen Redaktion nochmals erleichtert. Auch einheitliche Standards, wie zum Beispiel COTI (Common Translation Interface), tragen dazu bei. Nur mithilfe dieser Werkzeuge ist es bei vertretbarem Arbeitsaufwand möglich, den erhöhten Anspruch an die Technische Dokumentation zu erfüllen.